Der Businessknigge für Zoom, Skype und Co

Vor mehr als zwei Jahren ist es über Nacht Realität geworden:

Seitdem gelten Online-Meetings als unser Kommunikationsmittel schlechthin.

Und schon nach wenigen Tagen war es fast selbstverständlich, dass wir so mit lieben Freunden und Familie, aber auch mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden in Verbindung bleiben konnten.

 

Im Jahr 2022 ist dieses Kommunikationsmittel einfach schon in dem Alltag integriert und es gibt ganze Geschäftszweige, die in kürzester Zeit komplett auf digital umgestellt haben. Viele Unternehmen, die normalerweise im 1:1 Austausch mit ihren Kunden sind, haben aber auch verstanden, dass man Mischformen (Hybrid) etablieren kann und sich dadurch auch neue Geschäftszweige eröffnen können.

Gerade in der Beratung mit KundInnen, die nicht ortsansässig sind, vielleicht nicht mobil oder auf anderem Wege persönlich verhindert sind, können so an Dienstleistungen teilhaben, welche normalerweise für sie unzugänglich wären.

 

Wenn Sie Ihr Geschäftsmodell in den letzten zwei Jahren auch auf digital umgestellt haben, dann können Sie heute ganz einfach auch diese KundInnen bedienen.

Also eine klare „win-win“ Situation.

 

Aber auch nach drei Jahren Online Erfahrungen, sehe ich leider immer noch und zunehmend sogar wieder mehr Personen, die sich einfach vor den Bildschirm setzen. Die nicht darüber nachdenken, dass man mit der Veränderung von ein paar Elementen, professioneller und auch authentischer wirken kann. 

Denn wenn wir den virtuellen Konferenzraum betreten, erwarten uns neben den technischen auch noch ein paar weitere Herausforderungen. Aber wenn wir einmal verstanden haben, worauf wir achten sollten, können wir sicher und ohne großen Zeitaufwand unser Gegenüber überzeugen.

 Denn:

„Wir können nicht nicht kommunizieren“ (Paul Watzlawick)

 

Denken Sie daran, dass Sie sich nicht mehr als „ganze“ Person präsentieren, sondern wie auf einem Bewerbungsfoto, nur mit dem Oberkörper.

Das heißt, Ihr Gegenüber sieht nur diesen kleinen Ausschnitt, der die ganze Botschaft Ihrer Persönlichkeit transportiert und transportieren muss. Fast wie in einem Bilderrahmen.

Jetzt kann man denken, ja und? Es gibt einfach ein paar Fallstricke, die das Ergebnis einfach wenig professionell wirken lassen.

 

Dieses Bild kennen wir inzwischen alle:

Sich oben herum passend anzuziehen und unten herum in der Flodderhose am PC zu sitzen.

Das werden vielleicht auch immer noch einige tun. Die Modebranche hat sich inzwischen auch auf diesen Look eingestellt und propagiert diesen Look als alltagstauglich. Auch da scheiden sich die Geister.

Das mag auch erst einmal eine sehr witzige Vorstellung sein. Aber es beeinflusst uns im Unterbewusstsein wie klar, deutlich und auch professionell unsere Botschaft bei unserem Gegenüber ankommen wird.

Je nachdem, wie der Inhalt ihres Gespräches, ihrer Arbeit sein wird, müssen Sie sich vielleicht doch plötzlich vor der Kamera bewegen. Und da möchte man doch nicht unbedingt in der ausgeleierten Wohlfühlhose erwischt werden. 

Deshalb mein Tipp: Kleiden Sie sich so, als ob Sie einen ganz normalen Kundentermin hätten.

 

Darüber hinaus möchte ich Sie für ein paar Themengebiete im Zusammenhang mit einer Online-Präsenz sensibilisieren. Themen, die man selbst vielleicht gar nicht so wahr nimmt, weil man froh ist, dass die Technik überhaupt funktioniert.

Nehmen Sie sich also im Vorfeld ein bisschen Zeit das Set-Up einmal richtig zu inszenieren, vielleicht sogar mit Variationsmöglichkeiten. Dann können Sie sich in Zukunft auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und Ihr KundIn kann im Mittelpunkt stehen.

 

 

Kleidung:

Genau, wie im richtigen Leben, sollte die Kleidung, die wir bei einem Online-Meeting tragen, dem entsprechen, was wir normalerweise „draußen“ in dieser Situation anziehen würden. 

Sie sollte zu uns passen, sie sollte eine gute Passform haben, uns unterstützen und uns vor allem nicht verkleiden.

Schwarz und weiß sind schwierige Farben, da die Kamera Kontraste verstärkt und innerhalb des Kleidungsstücks die Kontur verschlucken kann.

D.h. je nach Ausleuchtung kann ein schwarzes Oberteil wie ein schwarzer Farbfleck wirken. Auch weiße Kleidung, im schlimmsten Fall noch vor einem weißen Hintergrund, kann eine ähnliche Wirkung erzielen.

Abgesehen davon wirken Schwarz und Weiß bei den meisten Menschen eher sehr hart.

 

Vor der Kamera darf die Farbe ruhig etwas kräftiger sein, da auch der Bildschirm Farbe schluckt. Dunkelblau hat sich als gute Alternative zu schwarz bewährt. Sie steht auch den meisten Hauttypen, ohne sie zu blass wirken zu lassen. Auch hier gilt: ein dunkleres Kleidungsstück, wie ein Blazer oder einen Cardigan mit einem helleren Hemd, Shirt oder Bluse darunter, zeigt einfach mehr Präsenz. Je näher sich z. B. ein Blazer farblich an das Shirt oder die Bluse angleicht, desto weniger wird das Outfit wahrgenommen und die Person tritt in den Hintergrund. Das heißt, man kann mit dem Spiel von Kontrasten auch eine bestimmte Wirkung erzielen.

 

Farbkontraste machen ein Outfit lebendiger und interessanter.

Aber bei der Farbwahl auch etwas vorsichtig sein, da die unterschiedlichen Farben je nach Bildschirm komplett anders aussehen können.

Überprüfen Sie das vor dem eigentlichen Start, in dem Sie nur die Kamera einschalten.

Klare und reine Farben können schnell dominant wirken, so dass der Fokus mehr auf der Farbe, als bei Ihnen liegt.

 

Wir Frauen sollten das Ausschnittende unserer Oberteile im Auge behalten. Das Ende sollte noch etwas in unserer Online-Kachel zu sehen zu sehen sein, da sonst der Eindruck entsteht, dass dieser sehr tief sei. Hier kann das Gegenüber schnell abgelenkt werden.

Die Herren sollten bei ihren Hemden auf einen gut ausbalancierten Sitz achten.

Und, bitte nicht vergessen das Hemd zu bügeln.

 

Sollten Sie z.B. einen Blazer, ein Sakko oder eine Jacke mit Kragen tragen, dann beachten Sie, dass sich dieser nach oben schieben und eine unschöne Nackenfalte produzieren kann.

Die Schulterpartie kann nach rechts oder links rutschen und lässt Sie schief aussehen. Sollte das Oberteil lang genug sein, streichen Sie es glatt und setzen sich drauf. 

 

Bunte Tücher und Schals können sehr raumeinnehmend wirken. Auch hier gilt: besser weniger als mehr. Und wenn, verwenden Sie schwere Materialien, die sich nicht aufbauschen und ihrem Gesicht die Show stehlen.

 

Muster: 

Unifarbene Stoffe strahlen einfach mehr Ruhe aus. Mit Stoffen, wie Pepita, Glencheck, kleine Karos und schmale Fischgrate erzeigen Sie beim ihrem Gegenüber Unruhe. Auch kann es je nach Bildschirm zu einem Moire -Effekt kommen, was noch mehr irritiert. Auch große Muster sind in der Regel nicht sehr vorteilhaft, da Sie sie überstrahlen und in den Vordergrund treten können. Glänzende Materialien wie z.B. Satinseide oder auch Strass- und Glitzer-Dekors können je nach Einfall das Licht ungünstig reflektieren.

 

Haare, Schmuck:

Durch den geringen Ausschnitt des Bildes tritt das Thema Haare (Frisur) und Make-Up selbstverständlich in den Fokus: Und mal ehrlich: Möchten Sie wissen, wie die Haare Ihres Geschäftspartners direkt nach dem Aufstehen aussehen?

Frisch gewaschene und gestylte Haare und eine gutsitzende Frisur runden das Gesamtbild ab. Aber Vorsicht bei Haargel oder Haarspray: eventueller Glanz kann die Haare fettig erscheinen lassen. 

Probieren Sie auch hier unterschiedliche Wirkungen mit unterschiedlichen Frisuren aus. Welche Botschaft wollen Sie transportieren?

Schmuck sollten Sie dezent einsetzen, denn große Metallflächen können reflektieren. Auch große bewegliche Ohrringe können beim Tragen von Kopfhörern unnötige Geräusche verursachen.

 

 

Make up: 

Als Faustregel gilt hier: Hier darf ein es nun endlich bisschen mehr sein! Ich gehe in diesem Abschnitt auf ein detailliertes Make-up bei den Frauen ein, möchte aber den kurzen Hinweis für die Männer geben:

Auch Männer können einen transparenten Puder (es gibt im Handel auch Pudertücher) verwenden, um gerade die Stirn, Nase, Kinn und die etwaigen Geheimratsecken etwas weniger in der Kamera glänzen zu lassen.

 

Die Kamera schluckt viel Licht und wir wirken deutlich blasser vor der Kamera.

Auch kleine Beautymakel wie Hautunebenheiten und Fältchen sind durch die fehlende Dreidimensionalität und Bewegung im Video deutlicher zu erkennen. Man spricht von ca. 30%, die wir mehr an Make-Up verwenden können, ohne dass Frau overstylt wirkt.

Mit dem richtigen Make-up schafft man es, Problemchen zu kaschieren und Vorzüge zu betonen. Mit diesem kleinen 4 Stufen Plan sollte das Make-up gut gelingen.

 

Step 1: Grundierung

Als Grundlage eignet sich eine flüssige Foundation oder eine BB- Creme. Anschließend das Gesicht mit einem Hauch Puder mattieren.

Mit einem Concealer die nötigen Stellen, wie kleine Hautirritationen, Rötungen und Augenringe abdecken.

Um unliebsame Reflexionen zu vermeiden, sollte der Concealer nie heller als die Foundation sein. 

 

Step 2: Konturen und Highlights

Auf Grund der fehlenden Dreidimensionalität kann ein Gesicht schnell flach wirken, von daher verwenden Sie für die Wangen ein dunklerer Contouring-Puder. 

Setzen Sie den Pinsel unterhalb der Wangenknochen an und streichen in Richtung Mundwinkel. Achten Sie auf gut verblendete Übergänge.

Für ein frischeres Aussehen, sorgt ein Hauch Rouge in zarten Rosé- oder Apricot-Tönen auf den Wangenknochen.

 

Step 3: Die Augen

Auch hier kann, wer normalerweise sehr minimalistisch unterwegs ist, ein wenig mehr auftragen und die Augenfarbe mit Lidschatten stärker herausbringen.

Zu allen Augenfarben passt ein Eyeshadow mit einem soften Glanzton, der zart auf dem Oberlid verteilt wird. 

Vorsicht bei dunklen Farben auf dem beweglichen Lid. Hier besteht die Gefahr, dass die Augen schwer und müde aussehen.

Schwarze Wimperntusche und gut in Form gebürstete Augenbrauen machen das Gesamtbild stimmig. Die Augenbrauen geben dem Gesicht einen Rahmen und bestimmen seinen Ausdruck.

 

Step 4: Lippen

Zum Schluss sollte auch der Lippenstift nicht fehlen. Auch hier sollte man eher einen mit seiden-matten Finish verwenden, um Reflexionen zu vermeiden.

Je nach Botschaft, kann dieser etwas kräftiger sein, aber mit den klassischen Rosenholznuancen geht Frau auf Nummer sicher. Die stehen einfach jeder Frau in jedem Alter.

Und wie schon gesagt, in diesem Fall darf es beim Thema Make-Up von allem etwas mehr sein, um Sie richtig in Szene zu setzen.

Auch hier lohnt sich, ein bisschen auszuprobieren, um unterschiedliche Wirkungen zu erzielen und diese entsprechend einzusetzen.

 

 

Hintergrund / Bestuhlung:

Für mich ein sehr wichtiger Faktor, denn ich gehöre zu den Personen, die sich schnell ablenken lassen. Kameras haben oft einen großen Sichtbereich und zeigen Gegenstände aus ihrer Umgebung, die Ihr Gegenüber ablenken und unaufmerksam erscheinen lassen.

Auch wenn Pinnwände, Bücherregale, Pflanzen und ähnliches die Szenerie vielleicht etwas „wohnlicher“ gestalten, sollten Sie nach dem Credo: „weniger ist mehr“ handeln. Von daher empfehle ich Ihnen, eher einen schlichten Hintergrund auszuwählen. Ein dezenter Blumenstrauß und ein zum Beruf gehörende Accessoires bringen etwas Ambiente ohne dauerhafte Ablenkung.

Probieren Sie unterschiedliche Positionen bei sich zu Hause oder im Office aus. Manche Bürostühle erinnern durch Ihre hohe Rückenlehne an einen Thron und können somit auch etwas fremd auf Ihr Gegenüber wirken. Lassen Sie sich auch hier Feedback von Kollegen oder Freunden geben.

Vermeiden Sie unbedingt Umbau Maßnahmen während des Gesprächs

 

Positionierung der Kamera:

Sie sollten unbedingt mit der Kamera auf Augenhöhe sein und auf keinem Fall höher sitzen. Man schaut Ihnen sonst von unten ins Gesicht. Was zum einen nicht besonders vorteilhaft wirkt, aber auch beim Gegenüber ein: „Die schaut von oben auf mich herab“ Gefühl auslösen kann. Und das sollte vermieden werden. Das heißt, Sie sollten sich im wahrsten Sinne des Wortes auf Augenhöhe mit Ihrem KundInnen befinden.

 

Licht:

Spielt ebenfalls eine große Rolle. Vermeiden Sie vor oder auch seitlich zu einem Fenster zu sitzen. In der Regel wirft das unliebsame Schatten auf Ihr Gesicht. Oder Sie sind- im schlimmsten Fall- gar nicht zu sehen. Eine Lichtquelle von unten wirkt sehr unvorteilhaft und blendet eventuell die Kameralinse. Deckenlampen können Schatten und Augenränder betonen. 

Verwenden Sie mindestens eine Lichtquelle, die Sie zusätzlich von vorn ausleuchtet. Das können z.B. ein Ringlicht, Panels oder auch Softboxen sein. Idealerweise verwenden Sie zwei Lichtquellen, denn dann haben Sie eine symmetrische und somit optimale Ausleuchtung.

BrillenträgerInnen haben noch die besondere Herausforderung, dass sich die Lichtquelle oft im Glas reflektiert. Auch das bedarf etwas Zeit und Geduld. Versuchen Sie es mit unterschiedlichen Höhen der Lichtquellen. 

Probieren Sie dieses wichtige Element Licht in Kombinationen mit verschiedenen Hintergründen aus. Sie werden sehen, was das für eine große Rolle spielt!

 

 

Online Etikette:

Und zu guter Letzt noch ein paar Umgangsformen, die man nicht außer Acht lassen sollte, um einen professionellen Umgang mit Ihren KundInnen im Online-Modus zu pflegen.

Zeit: wenn Sie einen Online-Termin mit Ihrem KundInnen haben, dann bedeutet das, dass sie sich die Zeit auch entsprechend mit einem Puffer reservieren sollten.

Sollten Sie ein Ladengeschäft haben, dann sorgen Sie am besten dafür, dass sich andere KundInnen nicht durch Türklingeln bemerkbar machen. Instruieren Sie ihre Mitarbeiter, dass Sie zu diesem Zeitpunkt nicht zu sprechen seien.

Seien Sie vor Ihrem KundInnen im Chatraum, so dass sich diese gleich willkommen fühlen.

Ihr Handy sollte auf lautlos oder sogar Flugmodus gestellt sein. Am besten auch nicht in ihrem Einzugsbereich liegen, denn ein schnelles Eruieren, wer jetzt etwas von Ihnen möchte, wird eine aufmerksame KundIn sofort mitbekommen.

 

Wenn Sie jetzt das Gefühl haben, da sind aber viele Dinge zu beachten.

Keine Sorge, Sie müssen nicht alles sofort umsetzen. Aber Sie werden merken, dass Sie sich, wenn Sie sich im Vorfeld ein paar Gedanken über das Setting machen, sich Feedback von Kollegen, Freunden oder der Familie holen, in Zukunft auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können und so ganz für Ihre KundInnen da sein werden.

 

Noch ein kleiner Tipp zum Schluss:

Schalten Sie bitte erst einmal NUR DIE KAMERA ein, bevor Sie „ON“ gehen. Denn da können Sie alle Einstellungen noch einmal kurz überarbeiten. Und Sie fangen Sie nicht mit Umbau-Maßnahmen an, wenn der Kunde bereits vor Ihnen sitzt.

 

Denn auch hier hat das Motto weiterhin Gültigkeit:

 

„Sie haben keine zweite Chance für einen ersten Eindruck“

 

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein erfolgreiches Online- Meeting mit Ihren KundInnen.

Herzlichst Ihre Nadja Gilhaus